الخدمات والإجراءات لإدارة الاحتياجات

أولاً : رسالة القسم 

تتمثل رسالة إدارة الاحتياجات في تأمين وتوفير كافة المتطلبات المادية (أجهزة، أدوات، خامات) اللازمة لسير العملية التعليمية والإدارية والبحثية بالكلية . يلتزم القسم بتطبيق معايير الجودة في عمليات الشراء والتخزين، لضمان الحصول على أفضل المواصفات بأنسـب الأسعار وفي التوقيتات المحددة، مع الحفاظ على الأصول المملوكة للكلية وفقاً للوائح المخزنية والقوانين المنظمة.

ثانياً : أهداف القسم

1. كفاءة التوريد : تحقيق معدلات اكتفاء عالية من المستلزمات لضمان عدم توقف العمل، مع الالتزام بالجودة المطلوبة (بنسبة مستهدفة 98%).

2. سرعة الاستجابة : تقليص الفترة الزمنية بين طلب الحاجة وتلبيتها لضمان انسيابية العمل المؤسسي.

3. ضبط المخزون : إدارة حركة المخزون (وارد/ صادر) بدقة لمنع الهدر أو التلف، وضمان سلامة العهد الشخصية والمخزنية.

4. الامتثال المالي والقانوني : تنفيذ عمليات الشراء وفقاً لقانون المناقصات والمزايدات واللائحة المالية للموازنة والحسابات الخاصة.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة تخطيط وتوفير الاحتياجات (Procurement Planning)

تهدف إلى تحديد وتلبيـة احتياجات الأقسام المختلفة :

• حصر المتطلبات : تقوم الأقسام العلمية والإدارية بتقديم طلباتها السنوية أو الدورية، ويتولى المختص تجميعها وتصنيفها وتحديد المواصفات الفنية الدقيقة.

• إجراءات الشراء : يتم تحديد آلية الشراء المناسبة (شراء مباشر/ممارسة) بناءً على التكلفة التقديرية، واستدراج عروض الأسعار (ثلاثة عروض على الأقل) للمفاضلة بينها فنياً ومالياً واختيار الأنسب.

• أوامر التوريد : إصدار أوامر التوريد للشركات المختارة بعد الاعتماد المالي والإداري.

2. خدمة الفحص والاستلام (Inspection & Receiving)

تضمن مطابقة الأصناف الموردة للمواصفات المتعاقد عليها :

• لجان الفحص : تُشكل لجنة فنية لفحص الأصناف الواردة (أجهزة، أثاث، أحبار.. إلخ) والتأكد من سلامتها ومطابقتها لأمر التوريد.

• الاستلام المخزني : في حالة القبول، يتم تحرير "إذن إضافة" وتسجيل الأصناف في دفاتر العهدة المخزنية (دفتر 118)، أما في حالة الرفض، تُرَد الأصناف للمورد لاستبدالها.

3. خدمة الصرف وإدارة المخزون (Inventory Management)

• الصرف للمستفيدين : يتم صرف الأصناف للأقسام أو الأفراد بناءً على "إذن صرف" معتمد من السلطة المختصة، ويوقع المستلم بما يفيد الاستلام والمسؤولية عن العهدة.

• الجرد السنوي : تشكيل لجان للجرد الفعلي لمحتويات المخازن في نهاية السنة المالية، ومطابقتها مع الأرصدة الدفترية، وتحديد حالات (العجز/الزيادة) والأصناف الراكدة أو التالفة (الكهنة) لاتخاذ الإجراءات القانونية بشأنها.

• التقارير الرقابية : رفع تقارير دورية عن حالة المخازن، ومعدلات الاستهلاك، ومعوقات التوريد لعميد الكلية وأمين الكلية لدعم اتخاذ القرار.

الخدمات والإجراءات للشئون المالية

أولاً : رسالة القسم

تتمثل رسالة إدارة الشئون المالية في تنظيم وضبط كافة المعاملات المالية بالكلية، بما يضمن دقة التخطيط المالي وتنفيذ الموازنة العامة وفقاً للوائح والقوانين الحكومية (قانون تنظيم الجامعات وقوانين وزارة المالية). يهدف القسم إلى تحقيق الكفاءة في صرف المستحقات وإدارة الموارد عبر الأنظمة الإلكترونية الحديثة (GFMIS) ، لضمان استمرارية العملية التعليمية والإدارية بشفافية ونزاهة .

ثانياً : أهداف القسم 

1. التخطيط المالي الدقيق : إعداد تقديرات الموازنة العامة والاستثمارية بناءً على الاحتياجات الفعلية للأقسام.

2. الامتثال والرقابة : ضمان مطابقة كافة عمليات الصرف للوائح المالية والقوانين المنظمة وتطبيق نظام الدفع الإلكتروني.

3. الكفاءة التشغيلية : سرعة إنهاء الإجراءات المالية لصرف مستحقات العاملين والموردين لضمان سير العمل.

4. الشفافية والتوثيق : تسجيل كافة العمليات المالية بدقة في الدفاتر الرسمية والنظم الإلكترونية لسهولة المراجعة والتدقيق.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات مالية محددة وخطوات تنفيذية مباشرة:

1. خدمة إعداد الموازنة العامة (Budget Preparation)

تهدف إلى تخصيص الاعتمادات المالية اللازمة للعام المالي الجديد:

• حصر الاحتياجات : يتم مخاطبة كافة إدارات الكلية قبل بداية السنة المالية لتحديد احتياجاتها الفعلية (الخطة متوسطة المدى).

• إعداد المقترح : تجميع البيانات ووضع التقديرات المبدئية للموازنة (أجور، نفقات جارية، استثمارات) وإرسالها لإدارة الجامعة.

• الاعتماد والتفعيل : عقب اعتماد الموازنة من وزارة المالية، ترد للكلية ويتم فتح السجلات المالية وتسجيل بنود الصرف على منظومة (GFMIS) لبدء العمل بها.

2. خدمة الصرف وتنفيذ النفقات (Disbursement Service)

تختص بصرف المستحقات المالية (رواتب، مكافآت ، مشتريات) :

• استلام ومراجعة المستندات : يتسلم القسم مستندات الصرف من الجهات المختصة (الموارد البشرية/المخازن)، ويقوم المراجع المالي بالتدقيق للتأكد من استيفاء الشروط القانونية وتوفر الاعتماد المالي.

• التسجيل الدفتري والإلكتروني : يتم تسجيل العملية في الدفاتر المالية (دفتر 55) وإدخالها على نظام الدفع الإلكتروني (GFMIS) لإصدار أوامر الدفع.

• إتمام الدفع : إصدار الشيكات أو التحويلات البنكية للمستفيدين، ومن ثم حفظ المستندات في الأرشيف المالي.

3. خدمة المتابعة والرقابة المالية (Financial Control)

• طلب التعزيزات : متابعة رصيد البنود بصفة دورية، وطلب تعزيزات مالية أو إجراء مناقلات بين البنود من إدارة الجامعة عند الحاجة لتغطية العجز.

• المطابقة الشهرية : إجراء مطابقة شهرية للمنصرف الفعلي مع الوحدات الحسابية بإدارة الجامعة لضمان دقة الأرصدة وتسوية أي فروقات.

• التقارير الختامية : إعداد الحساب الختامي في نهاية السنة المالية موضحاً فيه المصروفات الفعلية والمتبقي من الموازنة.

الخدمات والإجراءات للموارد البشرية

أولاً : رسالة القسم

تتمثل رسالة إدارة الموارد البشرية في إدارة وتنمية الكوادر البشرية (أعضاء هيئة التدريس، الهيئة المعاونة، والإداريين) وفقاً لقانون الخدمة المدنية واللوائح الجامعية المنظمة. يهدف القسم إلى ضمان حقوق العاملين والالتزام بواجباتهم، وتوفير بيئة عمل مستقرة تدعم العملية التعليمية والبحثية، من خلال دقة تنفيذ الإجراءات الإدارية والمالية.

ثانياً : أهداف القسم

1. الامتثال القانوني : تطبيق القوانين واللوائح المنظمة للعمل الجامعي (قانون تنظيم الجامعات وقانون الخدمة المدنية) بدقة.

2. الحفاظ على الحقوق : ضمان حصول كافة المنسوبين على مستحقاتهم المالية والإدارية (ترقيات، علاوات، إجازات) في المواعيد المقررة.

3. دقة البيانات : تحديث قاعدة بيانات الموارد البشرية وملفات الخدمة لضمان دقة التقارير وسلامة الموقف القانوني.

4. الاستقرار الوظيفي : إدارة ملفات التأمينات والمعاشات لضمان التغطية الاجتماعية والصحية للعاملين.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة شئون أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة

تختص بإدارة المسار الأكاديمي والوظيفي وتشمل :

• التعيين والترقية : استلام ملفات المرشحين، فحصها قانونياً، عرضها على المجالس المختصة (القسم، الكلية، الجامعة)، واستصدار القرارات التنفيذية.

• الإعارات والمهمات : تنظيم إجراءات السفر، الإجازات الدراسية، والإعارات الداخلية والخارجية، ومتابعة التقارير السنوية للمبتعثين.

2. خدمة شئون العاملين (الإداريين)

• إدارة الحضور والانصراف : متابعة سجلات الحضور (البصمة/الدفاتر)، ورصد الغياب والتأخيرات لاتخاذ الإجراءات القانونية.

• إدارة الإجازات : استقبال طلبات الإجازات (الاعتيادية، العارضة، المرضية)، مراجعة الرصيد المتاح، واعتمادها إدارياً وتسجيلها في ملف الموظف.

• تقويم الأداء : الإشراف على إعداد تقارير الكفاءة السنوية للعاملين واعتمادها كأساس للترقيات والعلاوات التشجيعية.

3. خدمة الاستحقاقات والرواتب (Payroll)

• إعداد الكشوف : حصر المتغيرات الشهرية (الخصومات، الحوافز، المكافآت)، وإعداد مسيرات الرواتب إلكترونياً وورقياً.

• المراجعة والدفع : مراجعة الكشوف مالياً وقانونياً، اعتمادها من المراقب المالي، وتحويل المستحقات إلى الحسابات البنكية للموظفين في المواعيد المحددة .

4. خدمة التأمينات والمعاشات

تختص بتنظيم العلاقة التأمينية وفقاً للخطوات المستنبطة من النماذج المرفقة :

• الاشتراكات والتجديد : حصر بيانات العاملين وتحديث اشتراكاتهم التأمينية، خاصة في حالات الإجازات الخاصة أو الإعارات.

• سداد المستحقات التأمينية : يقوم المختص بإعداد "برينت تأميني" بالمبالغ المستحقة، ويوجه الموظف للسداد في البنك المختص، ثم يتم استلام إيصال السداد لتحديث الحالة في ملف الخدمة.

• إنهاء الخدمة : إعداد ملف المعاش عند بلوغ السن القانونية أو الاستقالة، ومراجعة المدد التأمينية لضمان صرف المستحقات التأمينية دون تأخير.

الخدمات والإجراءات لقسم الشئون الإدارية 

أولاً : رسالة القسم

تتمثل رسالة قسم الشئون الإدارية في توفير بيئة عمل آمنة ومستقرة تدعم العملية التعليمية والبحثية، من خلال إدارة وصيانة المرافق الجامعية بكفاءة، وضمان جاهزية البنية التحتية، وتنظيم العمليات اللوجستية والأرشيفية وفقاً للوائح والقوانين المنظمة، بما يحقق الاستدامة والحفاظ على مقدرات الكلية.

ثانياً : أهداف القسم 

1. استدامة الأصول : الحفاظ على مباني الكلية وأثاثها وأجهزتها من خلال برامج صيانة دورية ووقائية.

2. البيئة الصحيــــة : ضمان مستوى عالٍ من النظافة العامة ورعاية المساحات الخضراء لتوفير جو ملائم للعمل والدراسة.

3. الأمن والسلامــة : تأمين المنشأة والأفراد، والتأكد من صلاحية أنظمة الدفاع المدني ومكافحة الحريق.

4. الحوكمة الإدارية : ضبط حركة المعاملات الورقية (الصادر والوارد) وتنظيم الأرشيف لسهولة استرجاع المعلومات.

5. الدعم اللوجستـي : توفير الاحتياجات التشغيلية للأقسام المختلفة وتجهيز القاعات للفعاليات والامتحانات.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات 

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة الصيانة والخدمات المعاونة

تهدف لضمان كفاءة المرافق وتتم عبر الخطوات التالية :

• تقديم الطلب : تتلقى الإدارة طلبات الصيانة (كهرباء، سباكة، نجارة، تكييف) من الأقسام المختلفة.

• المعاينة والفحص : يقوم الفني المختص بمعاينة العطل وتحديد المستلزمات المطلوبة.

• التنفيذ : يتم الإصلاح فورياً بواسطة فنيي الكلية، أو الاستعانة بجهات خارجية في الأعطال الجسيمة، مع متابعة جودة التنفيذ قبل إغلاق الطلب.

2. خدمة النظافة وتنسيق الحدائق

• التنظيف اليومي : تنفيذ خطة نظافة يومية تشمل القاعات الدراسية، المكاتب الإدارية، ودورات المياه، مع التخلص الآمن من المخلفات.

• رعاية المسطحات الخضراء : متابعة ري وتقليم النباتات، ومكافحة الآفات، واستبدال التالف منها للحفاظ على المظهر الجمالي للكلية.

3. خدمة الأمن والدفاع المدني

• الرقابة والتحكم : تنظيم عملية الدخول والخروج من بوابات الكلية، والتحقق من الهويات للحفاظ على النظام.

• السلامة المهنية : إجراء فحص دوري لطفايات الحريق وخراطيم المياه، والتأكد من خلو ممرات الطوارئ من العوائق استعداداً لأي طارئ.

4. خدمة الأرشيف والمحفوظات (القيد والحفظ)

تختص بتوثيق الذاكرة الإدارية والمالية للكلية :

• إدارة المراسلات : استلام المكاتبات الخارجية وتسجيلها في "سجل الوارد"، وتسجيل الردود والمخاطبات الصادرة في "سجل الصادر" مع لصق الطوابع الحكومية المقررة وتسليمها للبريد.

• الأرشفة المالية والإدارية : استلام المستندات المالية والدفاتر من الوحدات الحسابية بصفة دورية (شهرية/سنوية)، وحفظها في غرفة المحفوظات الرئيسية وفق المدد القانونية (مستديمة أو مؤقتة).

• الاسترجاع : إتاحة الملفات والمستندات للاطلاع أو التصوير للجهات الرقابية والمختصة بناءً على طلبات رسمية معتمدة.

الخدمات والاإجراءات لمكتب أمين الكلية

أولاً : رسالة مكتب أمين الكلية

تتمثل رسالة المكتب في الإشراف المباشر والمتابعة الدقيقة لكافة الأعمال الإدارية والمالية بالكلية، وضمان تطبيق اللوائح والقوانين الجامعية. يهدف المكتب إلى تيسير تدفق المعلومات والقرارات بين إدارة الكلية (العميد والوكلاء) والأقسام الإدارية المختلفة، لضمان سير العمل بفاعلية وكفاءة عالية تحقق استراتيجية المؤسسة.

ثانياً : أهداف المكتب

1. سرعة الإنجاز : الرد على المراسلات والمعاملات الرسمية خلال مدة قياسية (لا تتجاوز 24 ساعة) لضمان انسيابية العمل.

2. الدقة والانضباط : استيفاء كافة الشروط القانونية والإجرائية في الخطابات الرسمية والقرارات الإدارية بنسبة 100%.

3. التوثيق المؤسسي : حفظ وتنظيم الملفات والمستندات في أرشيف منتظم يسهل الرجوع إليه، لضمان الذاكرة المؤسسية للكلية.

4. فاعلية الاتصال : تأمين وصول القرارات والتكليفات إلى الجهات المعنية (الداخلية والخارجية) بدقة وفي الوقت المحدد.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات إدارية محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة إدارة المراسلات 

تختص هذه الخدمة بتنظيم حركة المكاتبات لضمان وصولها لمتخذي القرار :

• الاستلام والقيد : يتم استلام المكاتبات من الجهات الخارجية أو الداخلية، وفرزها، ثم تسجيلها في "سجل الوارد" برقم وتاريخ لضمان تتبعها.

• العرض والتوجيه : تُعرض المكاتبات على أمين الكلية (أو العميد حسب الاختصاص) للتأشير عليها بالتوجيه المناسب.

• التنفيذ والرد: يتم توجيه المعاملة إلى القسم المختص للتنفيذ، أو إعداد مسودة رد وعرضها للمراجعة والتوقيع، ثم تسجيلها في "سجل الصادر" وإرسالها للجهة المعنية.

2. خدمة إصدار الأوامر الإدارية

تشمل إصدار القرارات التنظيمية الداخلية (مثل: تشكيل اللجان، الجزاءات، الإجازات، النقل) :

• الإعداد والصياغة : بناءً على تعليمات العميد أو القوانين المنظمة، يتم صياغة الأمر الإداري بدقة قانونية.

• الاعتماد : يُعرض الأمر على أمين الكلية للمراجعة، ثم على عميد الكلية للاعتماد النهائي.

• التعميم على الكلية : يتم تصوير القرار وتوزيعه على الأقسام والإدارات المعنية للتنفيذ، مع الاحتفاظ بنسخة الأصل في الملفات.

3. خدمة الأرشفة والحفظ (Archiving)

• التصنيف : يتم تصنيف الوثائق (مخاطبات، قرارات، تقارير) وفقاً لنوعها وتاريخها.

• الحفظ : تودع النسخ الأصلية في ملفات مخصصة بمكتب الأمين وقسم القيد والحفظ، مع ضمان سريتها وسلامتها لمدد الحفظ القانونية المقررة.

الأهداف والخدمات لوحدة متابعة الخريجين

أولاً: رسالة الوحدة 

تتمثل رسالة وحدة متابعة الخريجين في بناء جسر تواصل مستدام بين الكلية وخريجيها من جهة، وبينهم وبين سوق العمل من جهة أخرى. تهدف الوحدة إلى إنشاء قاعدة بيانات محدثة وشاملة، وتقديم الدعم المهني والاستشاري للخريجين، بالإضافة إلى توفير فرص التدريب والتوظيف، واستثمار التغذية الراجعة منهم لتطوير البرامج الأكاديمية بما يتوافق مع المتطلبات المتجددة لسوق العمل.

ثانياً : أهداف الوحدة

1. قاعدة البيانات : إنشاء سجل إلكتروني شامل ومحدث لبيانات الخريجين لسهولة التواصل والمتابعة.

2. التأهيل المهني : سد الفجوة المهارية لدى الخريجين من خلال الدورات وورش العمل التي تواكب التطور التكنولوجي.

3. التوظيف : ربط الخريجين بجهات العمل وتوفير فرص حقيقية من خلال الملتقيات والشركات الشريكة.

4. التطوير الأكاديمي : استخدام مقترحات الخريجين وأرباب العمل كأداة قياس لتطوير المناهج الدراسية.

5. الانتماء المؤسسي : تعزيز روح الانتماء لدى الخريجين وتشجيعهم على المشاركة في فعاليات وأنشطة الكلية.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التنفيذية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات مباشرة :

1. خدمة إدارة بيانات الخريجين (Graduate Database Management)

تختص هذه الخدمة ببناء الأرشيف الرقمي للخريجين لضمان استدامة التواصل :

• جمع وتدقيق البيانات : يتم حصر بيانات الخريجين من السجلات الرسمية والاستمارات الإلكترونية، ويتولى منسق الأنشطة مراجعتها للتأكد من دقتها .

• التسجيل والتحديث : يُدخل المسؤول التقني البيانات على النظام الإلكتروني، مع إجراء تحديث دوري (كل فصل دراسي) وإجراء النسخ الاحتياطي لضمان أمن المعلومات .

• التقارير : رفع تقارير دورية لإدارة الكلية حول حالة قاعدة البيانات ونسب التحديث .

2. خدمة التواصل والتشبيك (Communication & Networking)

تهدف إلى خلق قنوات اتصال فعالة ومستمرة :

• تفعيل القنوات : إدارة الصفحات الرسمية على منصات التواصل الاجتماعي وتخصيص بريد إلكتروني رسمي لاستقبال استفسارات الخريجين.

• النشر الإعلامي : إعداد نشرات دورية تتضمن أخبار الكلية والفرص المتاحة، وتنظيم لقاءات دورية (واقعية أو افتراضية) لتعزيز الروابط الاجتماعية والمهنية .

3. خدمة التأهيل المهني (Professional Development)

تركز على رفع كفاءة الخريج للمنافسة في سوق العمل :

• رصد الاحتياجات : توزيع استبيانات على الخريجين وأصحاب العمل لتحديد الفجوات المهارية واحتياجات السوق الحالية .

• التخطيط والتنفيذ : إعداد خطة سنوية تشمل الدورات التدريبية وورش العمل، والتنسيق مع مراكز التدريب والشركات لتنفيذ هذه البرامج .

4. خدمة التوظيف ودعم المسار المهني (Employment Services)

• الملتقيات التوظيفية : تنظيم "ملتقى التوظيف السنوي" لجمع الخريجين بممثلي الشركات والمؤسسات مباشرة .

• الوساطة والترشيح : الإعلان عن الوظائف الشاغرة، وترشيح الكفاءات المناسبة من قاعدة البيانات للجهات الطالبة .

5. إجراءات للخريجين بالوحدة 

اجراءات استخراج شهادات تخرج للخريجين الجدد :

• استلام الخريج إخلاء طرف مطبوع به الجهات المطلوب توقيعها
• الدفع بالفيزا: 692 جنيه شاملة (4 شهادات تخرج + بيان درجات + شهادة كرتون + وحدة الرابطة الخريجين)
• الاوراق المطلوبة لاستكمال إجراءات استخراج شهادات التخرج :
• صورة شهادة الميلاد
• صورة البطاقة
• 5 صور شخصية حديثة خلفية بيضا
• اصل و صورة من شهادة التدريب الصيفي

إجراءات استخراج شهادة تخرج للخريجين القدامى (عربي أو انجليزي) :

• الدفع بالفيزا: 87 جنيه لكل شهادة
• الأوراق المطلوبة لكل شهادة :
• صورة شخصية حديثة
• صورة البطاقة
• صورة الباسبور ( فقط في حالة استخراج شهادة تخرج إنجليزي )

التعامل مع الوافدين :

 استخراج شهادات تخرج .

- الخريجين القدامى :

• الدفع بالدولار في البنك الأهلي المصري .
• الأوراق : صورة شخصية حديثة + صورة باسبور .

الرسوم :

• شهادة تخرج (عربي/إنجليزي) : 100 دولار .
• بيان درجات (عربي/إنجليزي) : 30 دولار .
• محتوى علمي: 50 دولار
• شهادة حسن سير وسلوك: 30 دولار .

- الخريجين الجدد :

• الدفع بالدولار في البنك الأهلي المصري .
• الأوراق: صورة شخصية حديثة + صورة باسبور .
• الرسوم :
• شهادة تخرج (عربي/انجليزي) : 100 دولار .
• بيان درجات (عربي/إنجليزي) : 30 دولار .
• محتوى علمي: 50 دولار .
• شهادة سير وسلوك: 30 دولار .
• شهادة كارتون (إجباري): 150 دولار .

رسوم الخدمات التي توفرها شئون الخريجين :

• استخراج محتوى علمي: 227 جنيه .
• استخراج شهادة حسن سير وسلوك: 77 جنيه .
• تصحيح وتعديل اسم / إضافة اسم: 77 جنيه .
• شهادة التخرج عربي / إنجليزي 87 جنيه .
• الأوراق المطلوبة لتصحيح وتعديل الاسم .
• صورة تصحيح وإبطال قيد .
• صورة شهادة الميلاد القديمة والجديدة .
• صورة البطاقة الشخصية القديمة والجديدة .
• شهادة كرتون .
• طلب مقدم من الخريج نفسه لتعديل اسمه ..

الخدمات والاجراءات لوحدة إدارة الأزمات والكوارث

أولاً : رسالة الإدارة 

تتمثل رسالة إدارة الأزمات والكوارث في بناء وتطوير منظومة متكاملة لإدارة المخاطر (Risk Management) وفقاً للمواصفات القياسية الدولية (ISO 9001:2015) . تهدف الإدارة إلى حصر المخاطر المحتملة التي قد تعوق تحقيق أهداف الكلية، وتحديد أولويات التعامل معها، واتخاذ التدابير الاستباقية والخطط العلاجية اللازمة لضمان استمرارية العمل وتحقيق متطلبات الجودة.

ثانياً : أهداف الإدارة 

1. ضمان الجودة : التأكد من أن نظام إدارة الجودة بالكلية قادر على تحقيق النتائج المرجوة منه.

2. تعزيز الإيجابيات : دعم وتعزيز التأثيرات المرغوبة التي تخدم استراتيجية الكلية.

3. الحد من السلبيات : منع أو تقليل الآثار غير المرغوب فيها (الخسائر المادية أو المعنوية).

4. التحسين المستمر : السعي الدائم لتطوير الآليات والإجراءات لتحقيق أفضل معدلات الأداء.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات 

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة إدارة وتقييم المخاطر (Risk Management Cycle)

تعد هذه الخدمة الجوهرية للإدارة، وتتم عبر دورة عمل منهجية :

• تحديد المخاطر : حصر شامل لكافة أنواع المخاطر التي قد تواجه الكلية (سواء أثرت على جودة الخدمة، التكلفة، أو الوقت).

• التقييم والتحليل : استخدام "مصفوفة المخاطر" لتقييم كل خطر بناءً على عاملين: (احتمالية الحدوث × شدة التأثير)، وتصنيفه رقمياً لتحديد مستوى الخطورة.

• الترتيب والأولويات : ترتيب المخاطر تنازلياً، حيث تكون الأولوية القصوى للمخاطر ذات الدرجات الأعلى في المعالجة.

• التخطيط للمعالجة : وضع خطة تنفيذية لكل خطر تتضمن الإجراءات الوقائية، المسؤول عن التنفيذ، والموارد اللازمة.

• قياس الفاعلية : تقييم مدى نجاح الإجراءات المتخذة في تقليل أثر الخطر أو منعه بعد التنفيذ.

2. خدمة التوعية والثقافة المؤسسية

• نشر الوعي : تنفيذ برامج لنشر ثقافة التعامل مع الأزمات، والتعريف بوسائل الإنقاذ، وكيفية التصرف في حالات الطوارئ، وأرقام الاستغاثة وطرق الإبلاغ السليمة داخل الكلية.

3. خدمة المتابعة والتقارير الاستراتيجية

• تحليل البيانات : تجميع البيانات الواردة من كافة أقسام الكلية وتحليلها لمتابعة خطط المواجهة.

• إعداد التقارير : إصدار إحصائيات دورية وتقارير سنوية شاملة عن نشاط الكلية في مجال إدارة الأزمات، لرفعها للإدارة العليا ودعم اتخاذ القرار.

الخدمات والإجراءات لمكتب قطاع خدمة المجتمع وتنمية البيئة

أولاً : رسالة القطاع 

تتمثل رسالة قطاع خدمة المجتمع وتنمية البيئة في تحقيق الريادة والتميز في تقديم الخدمات المجتمعية والبيئية، وتعزيز التواصل الفعال بين الكلية والمجتمع الخارجي. يهدف القطاع إلى توظيف الخبرات التكنولوجية والأكاديمية للكلية في حل المشكلات المجتمعية، ونشر الوعي التقني، مع ضمان توفير بيئة تعليمية وبحثية آمنة ومستدامة.

ثانياً : أهداف القطاع 

1. الربط المجتمعي : بناء جسور التعاون بين الكلية والمجتمع الخارجي من خلال المبادرات المشتركة.

2. التوعية والتثقيف : تنظيم الندوات وورش العمل لنشر الثقافة التكنولوجية (البرمجة والحاسب الآلي) لطلاب المدارس والجامعة.

3. الاستدامة وحل المشكلات : المساهمة العملية في معالجة التحديات البيئية والمجتمعية الراهنة.

4. جودة البيئة الداخلية : توفير الاشتراطات اللازمة لبيئة تعليمية وبحثية متميزة. 

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات 

تمت إعادة صياغة الإجراءات التنفيذية لتكون في شكل خدمات إدارية محددة وخطوات مباشرة :

1. خدمة إدارة الاتصال المؤسسي والمراسلات

تهدف هذه الخدمة إلى تنظيم تدفق المعلومات بين القطاع والجهات الداخلية والخارجية:

• الاستقبال والتصنيف : يتولى المختص استلام كافة المكاتبات الواردة، وتصنيفها حسب الأهمية والموضوع. 

• العرض والتوجيه : تُعرض المعاملات على وكيل الكلية للتوجيه واتخاذ القرار المناسب، ثم تُسجل التوجيهات للتنفيذ. 

• المتابعة والأرشفة : متابعة ردود الجهات المعنية لضمان تنفيذ التوجيهات، وحفظ نسخ من المراسلات (الصادرة والواردة) في السجلات المخصصة للأرشفة.

2. خدمة تنظيم الفعاليات واللجان

تشمل إدارة الاجتماعات الرسمية والأنشطة البيئية:

• إدارة اللجان : إعداد جداول أعمال اللجان المنبثقة (مثل لجنة شئون البيئة، ولجنة السلامة والصحة المهنية)، وتوجيه الدعوات للأعضاء.

• التوثيق والتنفيذ : صياغة محاضر الاجتماعات وعرضها على مجلس الكلية للاعتماد، ومتابعة تنفيذ التوصيات الصادرة عنها.

• تنسيق الأنشطة : الإعداد الفني والإداري لعقد الندوات وورش العمل التوعوية، ورفع التقارير الختامية للجهات المسئولة.  

3. التخطيط والتقارير الدورية

• التخطيط الاستراتيجي : المشاركة في إعداد الخطة السنوية للقطاع في بداية كل عام جامعي لتشمل كافة الأنشطة المستهدفة.

• قياس الأداء : إعداد تقارير دورية (شهرية وسنوية) ترصد إنجازات الوحدات التابعة للقطاع ومؤشرات الأداء ومدى تحقق الخطة الموضوعة.