الخدمات والإجراءات للشئون المالية

أولاً : رسالة القسم

تتمثل رسالة إدارة الشئون المالية في تنظيم وضبط كافة المعاملات المالية بالكلية، بما يضمن دقة التخطيط المالي وتنفيذ الموازنة العامة وفقاً للوائح والقوانين الحكومية (قانون تنظيم الجامعات وقوانين وزارة المالية). يهدف القسم إلى تحقيق الكفاءة في صرف المستحقات وإدارة الموارد عبر الأنظمة الإلكترونية الحديثة (GFMIS) ، لضمان استمرارية العملية التعليمية والإدارية بشفافية ونزاهة .

ثانياً : أهداف القسم 

1. التخطيط المالي الدقيق : إعداد تقديرات الموازنة العامة والاستثمارية بناءً على الاحتياجات الفعلية للأقسام.

2. الامتثال والرقابة : ضمان مطابقة كافة عمليات الصرف للوائح المالية والقوانين المنظمة وتطبيق نظام الدفع الإلكتروني.

3. الكفاءة التشغيلية : سرعة إنهاء الإجراءات المالية لصرف مستحقات العاملين والموردين لضمان سير العمل.

4. الشفافية والتوثيق : تسجيل كافة العمليات المالية بدقة في الدفاتر الرسمية والنظم الإلكترونية لسهولة المراجعة والتدقيق.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات مالية محددة وخطوات تنفيذية مباشرة:

1. خدمة إعداد الموازنة العامة (Budget Preparation)

تهدف إلى تخصيص الاعتمادات المالية اللازمة للعام المالي الجديد:

• حصر الاحتياجات : يتم مخاطبة كافة إدارات الكلية قبل بداية السنة المالية لتحديد احتياجاتها الفعلية (الخطة متوسطة المدى).

• إعداد المقترح : تجميع البيانات ووضع التقديرات المبدئية للموازنة (أجور، نفقات جارية، استثمارات) وإرسالها لإدارة الجامعة.

• الاعتماد والتفعيل : عقب اعتماد الموازنة من وزارة المالية، ترد للكلية ويتم فتح السجلات المالية وتسجيل بنود الصرف على منظومة (GFMIS) لبدء العمل بها.

2. خدمة الصرف وتنفيذ النفقات (Disbursement Service)

تختص بصرف المستحقات المالية (رواتب، مكافآت ، مشتريات) :

• استلام ومراجعة المستندات : يتسلم القسم مستندات الصرف من الجهات المختصة (الموارد البشرية/المخازن)، ويقوم المراجع المالي بالتدقيق للتأكد من استيفاء الشروط القانونية وتوفر الاعتماد المالي.

• التسجيل الدفتري والإلكتروني : يتم تسجيل العملية في الدفاتر المالية (دفتر 55) وإدخالها على نظام الدفع الإلكتروني (GFMIS) لإصدار أوامر الدفع.

• إتمام الدفع : إصدار الشيكات أو التحويلات البنكية للمستفيدين، ومن ثم حفظ المستندات في الأرشيف المالي.

3. خدمة المتابعة والرقابة المالية (Financial Control)

• طلب التعزيزات : متابعة رصيد البنود بصفة دورية، وطلب تعزيزات مالية أو إجراء مناقلات بين البنود من إدارة الجامعة عند الحاجة لتغطية العجز.

• المطابقة الشهرية : إجراء مطابقة شهرية للمنصرف الفعلي مع الوحدات الحسابية بإدارة الجامعة لضمان دقة الأرصدة وتسوية أي فروقات.

• التقارير الختامية : إعداد الحساب الختامي في نهاية السنة المالية موضحاً فيه المصروفات الفعلية والمتبقي من الموازنة.