الخدمات والإجراءات لقسم الشئون الإدارية 

أولاً : رسالة القسم

تتمثل رسالة قسم الشئون الإدارية في توفير بيئة عمل آمنة ومستقرة تدعم العملية التعليمية والبحثية، من خلال إدارة وصيانة المرافق الجامعية بكفاءة، وضمان جاهزية البنية التحتية، وتنظيم العمليات اللوجستية والأرشيفية وفقاً للوائح والقوانين المنظمة، بما يحقق الاستدامة والحفاظ على مقدرات الكلية.

ثانياً : أهداف القسم 

1. استدامة الأصول : الحفاظ على مباني الكلية وأثاثها وأجهزتها من خلال برامج صيانة دورية ووقائية.

2. البيئة الصحيــــة : ضمان مستوى عالٍ من النظافة العامة ورعاية المساحات الخضراء لتوفير جو ملائم للعمل والدراسة.

3. الأمن والسلامــة : تأمين المنشأة والأفراد، والتأكد من صلاحية أنظمة الدفاع المدني ومكافحة الحريق.

4. الحوكمة الإدارية : ضبط حركة المعاملات الورقية (الصادر والوارد) وتنظيم الأرشيف لسهولة استرجاع المعلومات.

5. الدعم اللوجستـي : توفير الاحتياجات التشغيلية للأقسام المختلفة وتجهيز القاعات للفعاليات والامتحانات.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات 

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة الصيانة والخدمات المعاونة

تهدف لضمان كفاءة المرافق وتتم عبر الخطوات التالية :

• تقديم الطلب : تتلقى الإدارة طلبات الصيانة (كهرباء، سباكة، نجارة، تكييف) من الأقسام المختلفة.

• المعاينة والفحص : يقوم الفني المختص بمعاينة العطل وتحديد المستلزمات المطلوبة.

• التنفيذ : يتم الإصلاح فورياً بواسطة فنيي الكلية، أو الاستعانة بجهات خارجية في الأعطال الجسيمة، مع متابعة جودة التنفيذ قبل إغلاق الطلب.

2. خدمة النظافة وتنسيق الحدائق

• التنظيف اليومي : تنفيذ خطة نظافة يومية تشمل القاعات الدراسية، المكاتب الإدارية، ودورات المياه، مع التخلص الآمن من المخلفات.

• رعاية المسطحات الخضراء : متابعة ري وتقليم النباتات، ومكافحة الآفات، واستبدال التالف منها للحفاظ على المظهر الجمالي للكلية.

3. خدمة الأمن والدفاع المدني

• الرقابة والتحكم : تنظيم عملية الدخول والخروج من بوابات الكلية، والتحقق من الهويات للحفاظ على النظام.

• السلامة المهنية : إجراء فحص دوري لطفايات الحريق وخراطيم المياه، والتأكد من خلو ممرات الطوارئ من العوائق استعداداً لأي طارئ.

4. خدمة الأرشيف والمحفوظات (القيد والحفظ)

تختص بتوثيق الذاكرة الإدارية والمالية للكلية :

• إدارة المراسلات : استلام المكاتبات الخارجية وتسجيلها في "سجل الوارد"، وتسجيل الردود والمخاطبات الصادرة في "سجل الصادر" مع لصق الطوابع الحكومية المقررة وتسليمها للبريد.

• الأرشفة المالية والإدارية : استلام المستندات المالية والدفاتر من الوحدات الحسابية بصفة دورية (شهرية/سنوية)، وحفظها في غرفة المحفوظات الرئيسية وفق المدد القانونية (مستديمة أو مؤقتة).

• الاسترجاع : إتاحة الملفات والمستندات للاطلاع أو التصوير للجهات الرقابية والمختصة بناءً على طلبات رسمية معتمدة.