الخدمات والاإجراءات لمكتب أمين الكلية

أولاً : رسالة مكتب أمين الكلية

تتمثل رسالة المكتب في الإشراف المباشر والمتابعة الدقيقة لكافة الأعمال الإدارية والمالية بالكلية، وضمان تطبيق اللوائح والقوانين الجامعية. يهدف المكتب إلى تيسير تدفق المعلومات والقرارات بين إدارة الكلية (العميد والوكلاء) والأقسام الإدارية المختلفة، لضمان سير العمل بفاعلية وكفاءة عالية تحقق استراتيجية المؤسسة.

ثانياً : أهداف المكتب

1. سرعة الإنجاز : الرد على المراسلات والمعاملات الرسمية خلال مدة قياسية (لا تتجاوز 24 ساعة) لضمان انسيابية العمل.

2. الدقة والانضباط : استيفاء كافة الشروط القانونية والإجرائية في الخطابات الرسمية والقرارات الإدارية بنسبة 100%.

3. التوثيق المؤسسي : حفظ وتنظيم الملفات والمستندات في أرشيف منتظم يسهل الرجوع إليه، لضمان الذاكرة المؤسسية للكلية.

4. فاعلية الاتصال : تأمين وصول القرارات والتكليفات إلى الجهات المعنية (الداخلية والخارجية) بدقة وفي الوقت المحدد.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات إدارية محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة إدارة المراسلات 

تختص هذه الخدمة بتنظيم حركة المكاتبات لضمان وصولها لمتخذي القرار :

• الاستلام والقيد : يتم استلام المكاتبات من الجهات الخارجية أو الداخلية، وفرزها، ثم تسجيلها في "سجل الوارد" برقم وتاريخ لضمان تتبعها.

• العرض والتوجيه : تُعرض المكاتبات على أمين الكلية (أو العميد حسب الاختصاص) للتأشير عليها بالتوجيه المناسب.

• التنفيذ والرد: يتم توجيه المعاملة إلى القسم المختص للتنفيذ، أو إعداد مسودة رد وعرضها للمراجعة والتوقيع، ثم تسجيلها في "سجل الصادر" وإرسالها للجهة المعنية.

2. خدمة إصدار الأوامر الإدارية

تشمل إصدار القرارات التنظيمية الداخلية (مثل: تشكيل اللجان، الجزاءات، الإجازات، النقل) :

• الإعداد والصياغة : بناءً على تعليمات العميد أو القوانين المنظمة، يتم صياغة الأمر الإداري بدقة قانونية.

• الاعتماد : يُعرض الأمر على أمين الكلية للمراجعة، ثم على عميد الكلية للاعتماد النهائي.

• التعميم على الكلية : يتم تصوير القرار وتوزيعه على الأقسام والإدارات المعنية للتنفيذ، مع الاحتفاظ بنسخة الأصل في الملفات.

3. خدمة الأرشفة والحفظ (Archiving)

• التصنيف : يتم تصنيف الوثائق (مخاطبات، قرارات، تقارير) وفقاً لنوعها وتاريخها.

• الحفظ : تودع النسخ الأصلية في ملفات مخصصة بمكتب الأمين وقسم القيد والحفظ، مع ضمان سريتها وسلامتها لمدد الحفظ القانونية المقررة.