الأهداف والإجراءات لقسم العلاقات الثقافية بالكلية

أولاً : رسالة القسم

تتمثل رسالة قسم العلاقات الثقافية في تعزيز التواصل العلمي والأكاديمي للكلية مع الجامعات والمؤسسات البحثية (محلياً ودولياً). يهدف القسم إلى تنظيم وتيسير كافة الإجراءات المتعلقة بالتبادل الثقافي، البعثات، والمهمات العلمية لأعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة، بما يسهم في تطوير القدرات البحثية ورفع المكانة الدولية للجامعة.

ثانياً : أهداف القسم

1. تنمية الكوادر : الاستفادة من المنح والبعثات الخارجية لتطوير مهارات أعضاء هيئة التدريس.

2. التواصل العلمي : تيسير مشاركة الباحثين في المؤتمرات والندوات وورش العمل الدولية والمحلية.

3. تفعيل الشراكات : تنفيذ بنود الاتفاقيات الثقافية وبرامج التوأمة مع الجامعات الأجنبية.

4. الدعم الإداري : ضمان سلامة الإجراءات القانونية والإدارية للسفر والمهمات الرسمية.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التنفيذية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات مباشرة :

1. خدمة إدارة النشاط العلمي والتبادل الثقافي

تختص هذه الخدمة بتنظيم السفر للمؤتمرات، الزيارات العلمية، والإيفاد الداخلي/الخارجي وفق الخطوات التالية :

• التقدم والموافقة الأولية : يتقدم عضو هيئة التدريس بطلب المشاركة في النشاط العلمي، ويتم عرضه على مجلس القسم المختص للموافقة الفنية.

• الاعتماد المؤسسي : يُرفع الطلب لمراجعة لجنة العلاقات الثقافية، ثم يُعرض على مجلس الكلية للاعتماد.

• الموافقات الإدارية والأمنية : يتولى المختص استيفاء نموذج استطلاع الرأي (الموافقة الأمنية) ورفعه لإدارة الجامعة، ومن ثم استصدار قرار الموافقة من نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا ورئيس الجامعة.

• إغلاق المهمة : يلتزم العضو بتقديم تقرير مفصل عن النشاط العلمي وتوصياته فور عودته لتوثيق المهمة.

2. خدمة إدارة البعثات والمنح الدراسية

تشمل إجراءات السفر للدراسة (ماجستير/ دكتوراه) أو المهمات العلمية طويلة الأمد :

• الإعلان والترشيح : يُعلن القسم عن المنح الدراسية المتاحة، ويستقبل طلبات المرشحين لمراجعتها وإرسالها للإدارة العامة للعلاقات الثقافية بالجامعة.

• إجراءات السفر : يقوم المبعوث باستيفاء المستندات المطلوبة (القرار التنفيذي، استمارة البيانات)، ويتم إخطار الجامعة بتمام إجراءات السفر.

• المتابعة أثناء البعثة : يتابع القسم حالة المبعوث دورياً، ويتولى إجراءات "مد البعثة" أو "تجميدها" بناءً على التقارير الدراسية وموافقة المشرفين والمجالس المختصة.

• إجراءات العودة : فور انتهاء البعثة، يتقدم العضو بتقرير استلام العمل وتقرير الصلاحية لإنهاء ملف الابتعاث إدارياً.