إجراءات وخدمات مكتب وكيل الكلية لشئون الدراسات العليا والبحوث 

أولاً : مهام التنسيق الإداري والمراسلات

تشمل المهام التنظيمية المباشرة لسير العمل بالمكتب :

• إدارة المراسلات : استلام وتصنيف كافة المكاتبات الواردة (بريد إلكتروني/ورقي)، واتخاذ الإجراءات اللازمة للرد عليها، وأرشفتها في ملفات الصادر والوارد. 

• تنظيم الاجتماعات : إدارة جدول مواعيد السيد الأستاذ الدكتور وكيل الكلية، وتجهيز متطلبات الاجتماعات الدورية 

• التواصل المؤسسي : العمل كحلقة وصل لتنسيق البيانات والتعليمات بين الأقسام العلمية والإدارية ومكتب الوكيل. 

ثانياً : الإجراءات الأكاديمية وشئون المجالس

تختص بالدورة المستندية للموضوعات المعروضة على اللجان والمجالس :

• استلام ومراجعة قرارات مجالس الأقسام : استلام الموضوعات الواردة من الأقسام العلمية (قيد، تسجيل، تشكيل لجان الحكم، منح درجات، مد فترات، إلغاء قيد، أعذار، بعثات، مؤتمرات). 

• التحقق القانوني واللائحي : مراجعة كافة المذكرات للتأكد من استيفاء المستندات ومطابقتها للائحة الدراسات العليا بالكلية والجامعة. 

• العرض والاعتماد : إعداد مذكرات العرض النهائية لرفعها للسيد الوكيل تمهيداً لعرضها على اللجان المختصة أو مجلس الكلية، ومن ثم إحالتها لإدارة الدراسات العليا بالجامعة. 

ثالثاً : إدارة منظومة البحث العلمي

متابعة الأنشطة البحثية وحوافز النشر :

• حوافز النشر الدولي : التنسيق مع "مركز انطلاق" ومنسقي الكلية لتفعيل الحسابات، وإعداد القوائم المالية للمستحقين للصرف بعد الاعتماد. 

• الإحصائيات والمشروعات : إعداد الإحصائيات السنوية للأبحاث، وإدارة المراسلات الخاصة بالمشاريع البحثية مع قطاع الدراسات العليا بالجامعة بعد تحكيمها.

• أخلاقيات البحث العلمي : العمل كسكرتارية للجنة (استقبال الشكاوى، العرض على الوكيل، الإحالة للمقرر، ومتابعة القرارات).

رابعاً : متابعة الشكاوى وضمان الجودة

• إدارة الشكاوى : تلقي شكاوى الطلاب والباحثين، تسجيلها، دراستها، وعرضها لاتخاذ القرار المناسب أو مخاطبة الجهات المختصة.

• قياس الأداء : الالتزام بمؤشرات الأداء المعتمدة (سرعة الإنجاز، دقة العمل، تحقيق الأهداف، والالتزام بالوقت).