الإجراءات والخدمات بقسم شئون الطلاب

تهدف إدارة شؤون الطلاب إلى تقديم الدعم الأكاديمي والإداري والخدمات الطلابية لضمان بيئة تعليمية مناسبة، وتمكين الطلاب من ممارسة حقوقهم والالتزام بواجباتهم. يتم ذلك من خلال تنظيم ومتابعة كافة الأمور المتعلقة بالقبول، التسجيل، شؤون الامتحانات، والأنشطة، بما يسهم في تحقيق رسالة الكلية والارتقاء بالمستوى التعليمي والخدمي.

أولا : الخدمات المقدمة

تم تصنيف الخدمات إلى ثلاث فئات رئيسية بشكل مختصر:

1. الخدمات الإدارية :

• تسجيل الطلاب الجدد ومراجعة ملفاتهم وإدخال بياناتهم على نظام ابن الهيثم.

• استخراج الوثائق الرسمية (شهادات القيد، بيان الحالة، المحتوى العلمي، شهادة حسن السير والسلوك، شهادة الفصل).

• تنظيم سداد الرسوم الدراسية.

• إجراءات تأجيل التجنيد للذكور.

• إجراء التحويلات والمقاصات العلمية وتشعيب الطلاب.

2. الخدمات الأكاديمية :

• إعداد الخريطة الزمنية للعام الجامعي وإعلان الجداول الدراسية.

• تقسيم الطلاب إلى مجموعات دراسية وسكاشن.

• تنظيم أعمال الكنترول والامتحانات (عملي، شفوي، منتصف الفصل، نهائي) وإعلان جداولها.

• إعداد أرقام الجلوس وتجهيز لجان الامتحانات.

3. الخدمات الطلابية:

• استيفاء استمارات البحث الاجتماعي، اشتراك القطار، والمدينة الجامعية.

• إصدار وتسليم الكارنيهات الجامعية.

• تحويل الطلاب إلى الإدارة الطبية.

ثانيا : الإجراءات التنفيذية 

فيما يلي إعادة صياغة للإجراءات المتبعة لتنفيذ الخدمات بشكل مباشر:

• تسجيل الطلاب الجدد : يتم استلام بيانات الطلاب من مكتب التنسيق، وإدخالها على النظام، ثم يقوم الطالب بالكشف الطبي وسداد الرسوم إلكترونياً، وتسليم أصول الأوراق (الشهادة الثانوية، الميلاد، الصور الشخصية، بطاقة الترشيح) لفتح ملف الطالب.

• إصدار البطاقات الجامعية (الكارنيه) : يتم رفع صورة الطالب على النظام أثناء الكشف الطبي، وبعد سداد المصروفات يتم طباعة الكارنيه. في حالة الفقد، يتم تحرير محضر وسداد رسوم بدل فاقد لاستخراج كارنيه جديد.

• سداد المصروفات : يتم تفعيل الرسوم على نظام "ابن الهيثم"، ويقوم الطالب بالسداد عبر خزينة الكلية، ماكينات فوري، أو الدفع الإلكتروني. يُحظر تقديم أي خدمة مستندية للطالب قبل سداد الرسوم.

• استخراج الخدمات المستندية : يتقدم الطالب بطلب الخدمة (مثل إثبات القيد أو بيان الدرجات)، يتم استخراج إذن دفع، وبعد السداد يتم طباعة الوثيقة واعتمادها بختم النسر.

• إعادة القيد وقبول الأعذار : يتقدم الطالب بالمستندات (تقارير طبية/أعذار اجتماعية) لمسئول شئون الدراسة، وتُعرض مذكرة على لجنة شئون التعليم والطلاب ومجلس الكلية للاعتماد، ثم تُخطر الإدارة العامة بالجامعة والكنترولات.

• التحويلات (القدامى والمستجدين) : يتم استقبال الطلاب عن طريق مكتب التحويلات المركزي أو التنسيق، ويقوم مسئول شئون الدراسة بفحص الملفات، عرضها على المجالس المختصة للاعتماد، ومن ثم تسجيل البيانات والمقاصات العلمية على النظام.

• التظلمات وإعادة رصد الدرجات: يتم فتح باب التظلم بعد إعلان النتيجة، حيث يملأ الطالب النموذج ويسدد الرسوم. تراجع اللجنة الطلبات وتعد محضرًا بالنتائج للعرض على مجلس الكلية لاعتماده وتعديل النتيجة إن لزم الأمر.

• سحب الملف : يملأ الطالب نموذج سحب الملف، يسدد الرسوم المقررة، يخلي طرفه من الكلية، ويوقع إقرار استلام الملف.

• إيقاف القيد : يتقدم الطالب بطلب مدعم بالمستندات الرسمية في المواعيد المحددة، وبعد سداد الرسوم، يُعرض الطلب على المجالس المختصة للموافقة، ثم تُسجل حالة "إيقاف القيد" على النظام.

• إدارة الامتحانات : تشمل إعداد جداول الامتحانات، توزيع الطلاب على اللجان، طباعة أرقام الجلوس وكشوف التوقيع، حصر الغياب، وإعداد إحصائيات يومية عن سير الامتحانات لرفعها لإدارة الجامعة.