دليل خدمات وإجراءات أمانة مجلس الكلية

نحن الإدارة المحورية التي تربط بين قيادات الكلية وإداراتها المختلفة لضمان اتخاذ القرارات واعتمادها رسمياً.

أولاً : دورتنا في معالجة طلباتكم

• استقبال الموضوعات : نفتح باب استلام الموضوعات والمذكرات المراد عرضها على المجلس فور انتهاء الجلسة السابقة وحتى مطلع الجلسة الجديدة.

• تصنيف الطلبات : نقوم بتبويب طلباتكم تقنياً (شئون أعضاء هيئة تدريس، تعليم وطلاب، دراسات عليا وبحوث) لضمان عرضها بشكل منظم.

• تجهيز جدول الأعمال : يتم إعداد جدول الأعمال وعرضه على عميد الكلية، ثم إرساله لجميع أعضاء المجلس للاطلاع عليه قبل الانعقاد.

ثانياً : ما بعد انعقاد المجلس (التنفيذ)

• إرسال القرارات : لا تنتظر طويلاً؛ نلتزم بإرسال القرارات المتخذة إلى الإدارات المعنية بكل دقة فور اعتمادها من رئيس المجلس.

• اعتماد المحاضر : نتابع دورة اعتماد محضر الجلسة بدءاً من أمين المجلس وعميد الكلية وصولاً إلى اعتماد الأستاذ الدكتور رئيس الجامعة.

• الأرشفة : نوثق كافة المخاطبات والقرارات والمحاضر إلكترونياً وورقياً لضمان سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.

ثالثاً: التزاماتنا الزمنية تجاهكم

نعمل وفق معايير زمنية صارمة لضمان فاعلية العمل الإداري :

• قبل الاجتماع : نرسل جدول الأعمال للأعضاء قبل موعد الاجتماع بـ 48 ساعة كحد أقصى.

• بعد الاجتماع : يتم توزيع القرارات المتخذة على الجهات المختصة خلال 48 ساعة فقط من تاريخ الانعقاد.

• المحضر النهائي : نلتزم بتوزيع محضر المجلس الرسمي على كافة الجهات المعنية خلال 8 أيام.

هدفنا : تحويل مناقشات المجلس إلى قرارات نافذة تدعم مسيرة الكلية في أسرع وقت ممكن.