الخدمات والإجراءات لإدارة الاحتياجات

أولاً : رسالة القسم 

تتمثل رسالة إدارة الاحتياجات في تأمين وتوفير كافة المتطلبات المادية (أجهزة، أدوات، خامات) اللازمة لسير العملية التعليمية والإدارية والبحثية بالكلية . يلتزم القسم بتطبيق معايير الجودة في عمليات الشراء والتخزين، لضمان الحصول على أفضل المواصفات بأنسـب الأسعار وفي التوقيتات المحددة، مع الحفاظ على الأصول المملوكة للكلية وفقاً للوائح المخزنية والقوانين المنظمة.

ثانياً : أهداف القسم

1. كفاءة التوريد : تحقيق معدلات اكتفاء عالية من المستلزمات لضمان عدم توقف العمل، مع الالتزام بالجودة المطلوبة (بنسبة مستهدفة 98%).

2. سرعة الاستجابة : تقليص الفترة الزمنية بين طلب الحاجة وتلبيتها لضمان انسيابية العمل المؤسسي.

3. ضبط المخزون : إدارة حركة المخزون (وارد/ صادر) بدقة لمنع الهدر أو التلف، وضمان سلامة العهد الشخصية والمخزنية.

4. الامتثال المالي والقانوني : تنفيذ عمليات الشراء وفقاً لقانون المناقصات والمزايدات واللائحة المالية للموازنة والحسابات الخاصة.

ثالثاً : ملخص الخدمات والإجراءات

تمت إعادة صياغة الإجراءات التشغيلية لتكون في شكل خدمات محددة وخطوات تنفيذية مباشرة :

1. خدمة تخطيط وتوفير الاحتياجات (Procurement Planning)

تهدف إلى تحديد وتلبيـة احتياجات الأقسام المختلفة :

• حصر المتطلبات : تقوم الأقسام العلمية والإدارية بتقديم طلباتها السنوية أو الدورية، ويتولى المختص تجميعها وتصنيفها وتحديد المواصفات الفنية الدقيقة.

• إجراءات الشراء : يتم تحديد آلية الشراء المناسبة (شراء مباشر/ممارسة) بناءً على التكلفة التقديرية، واستدراج عروض الأسعار (ثلاثة عروض على الأقل) للمفاضلة بينها فنياً ومالياً واختيار الأنسب.

• أوامر التوريد : إصدار أوامر التوريد للشركات المختارة بعد الاعتماد المالي والإداري.

2. خدمة الفحص والاستلام (Inspection & Receiving)

تضمن مطابقة الأصناف الموردة للمواصفات المتعاقد عليها :

• لجان الفحص : تُشكل لجنة فنية لفحص الأصناف الواردة (أجهزة، أثاث، أحبار.. إلخ) والتأكد من سلامتها ومطابقتها لأمر التوريد.

• الاستلام المخزني : في حالة القبول، يتم تحرير "إذن إضافة" وتسجيل الأصناف في دفاتر العهدة المخزنية (دفتر 118)، أما في حالة الرفض، تُرَد الأصناف للمورد لاستبدالها.

3. خدمة الصرف وإدارة المخزون (Inventory Management)

• الصرف للمستفيدين : يتم صرف الأصناف للأقسام أو الأفراد بناءً على "إذن صرف" معتمد من السلطة المختصة، ويوقع المستلم بما يفيد الاستلام والمسؤولية عن العهدة.

• الجرد السنوي : تشكيل لجان للجرد الفعلي لمحتويات المخازن في نهاية السنة المالية، ومطابقتها مع الأرصدة الدفترية، وتحديد حالات (العجز/الزيادة) والأصناف الراكدة أو التالفة (الكهنة) لاتخاذ الإجراءات القانونية بشأنها.

• التقارير الرقابية : رفع تقارير دورية عن حالة المخازن، ومعدلات الاستهلاك، ومعوقات التوريد لعميد الكلية وأمين الكلية لدعم اتخاذ القرار.