الخدمات والإجراءات لوحدة إدارة شئون الخريجين

تهدف إدارة شئون الخريجين إلى إدارة الدورة المستندية الكاملة لمرحلة ما بعد التخرج، بدءاً من مراجعة واعتماد النتائج النهائية، وصولاً إلى إصدار كافة الوثائق الرسمية التي تثبت مؤهلات الخريجين (شهادات، بيانات درجات، محتوى علمي). كما تلتزم الإدارة بحفظ وتوثيق بيانات الخريجين القدامى والجدد على الأنظمة الإلكترونية لضمان دقة البيانات وسرعة استرجاعها.

أولاً : الخدمات المقدمة

تتنوع الخدمات لتدعم الخريجين الجدد والقدامى والوافدين، وتشمل :

1. خدمات التوثيق والاستخراج :

• استخراج الشهادات المؤقتة والأصلية (الكرتون).

• إصدار بيانات الدرجات والتقديرات (عربي/إنجليزي).

• استخراج المحتوى العلمي للمقررات الدراسية.

• إصدار شهادات حسن السير والسلوك والإفادات المختلفة. 

2. الخدمات الإدارية والفنية :

• مراجعة واعتماد نتائج البكالوريوس وإعداد إحصائيات التخرج. 

• إعداد قوائم أوائل الخريجين.

• تعديل النتائج (في حالات الأخطاء المادية أو الأحكام القضائية).

• تسجيل بيانات الخريجين القدامى (ما قبل 2004) على نظام ابن الهيثم. 

3. خدمات الطلاب الوافدين :

• إجراءات خاصة لاستخراج الشهادات وتوثيقها للخريجين غير المصريين.

ثانياً : ملخص الإجراءات التنفيذية

فيما يلي إعادة صياغة للإجراءات المتبعة لتنفيذ الخدمات بشكل موجز ومباشر:

• اعتماد النتائج وإعداد الملفات : تبدأ العملية بعد إعلان نتائج الامتحانات، حيث تُشكل لجنة لمراجعة الإحصائيات وتطبيق قواعد الرأفة وترتيب الخريجين. تُعتمد النتيجة من مجالس الكلية والجامعة، ثم تُنقل ملفات الطلاب من شئون الطلاب إلى شئون الخريجين لمراجعتها ومطابقة البيانات على النظام الإلكتروني.

• استخراج الشهادات (لأول مرة) : يقوم الخريج بإخلاء طرفه من كافة إدارات الكلية والجامعة، ثم يسدد الرسوم المقررة. يتولى الموظف المختص مراجعة البيانات الشخصية والأكاديمية بدقة، طباعة الشهادة، واعتمادها من وكيل الكلية والعميد قبل تسليمها للخريج.

• خدمات الخريجين القدامى : يتقدم الخريج بطلب مدعم بصورة الرقم القومي وصور شخصية. يتم التحقق من بياناته عبر "نظام ابن الهيثم"، وبعد سداد الرسوم، تُطبع الوثائق المطلوبة (شهادة/بيان درجات/محتوى علمي) وتُعتمد للتسليم.

• التعامل مع الخريجين الوافدين : يتقدم الخريج (أو وكيله الرسمي) بالطلب وجواز السفر. يتم إصدار إذن دفع للبنك المختص (بالدولار الأمريكي)، وبعد تقديم إيصال السداد، تتم مراجعة البيانات وطباعة الشهادات المطلوبة وتسليمها.

• إصدار الشهادات الأصلية (الكرتون) : تُشكل لجنة لاستلام الشهادات ومراجعتها مع القرار الوزاري، ثم تُعتمد من عميد الكلية ورئيس الجامعة. تُحفظ الشهادات في الخزينة وتُسلم للخريج شخصياً (أو بتوكيل رسمي) بعد التوقيع في السجل المخصص.

• تعديل النتائج : في حالة وجود خطأ رصد أو تظلم مقبول، تُعد مذكرة للعرض على مجلس الكلية. بعد الموافقة، يُرسل الملف للجامعة للاعتماد النهائي وتعديل النتيجة على النظام.

• أرشفة البيانات القديمة : يتم حصر الخريجين القدامى، ومراجعة بياناتهم من واقع السجلات الورقية (براءة التخرج)، ثم إدخالها إلكترونياً (البيانات الشخصية، المواد، والدرجات) لضمان حفظ الأرشيف الأكاديمي للكلية.